Información sobre Procedimientoss de Privacidad
ESTE AVISO EXPLICA COMO LA CLINICA MÉDICA GRATUITA DE ASHLAND UTILIZA Y DIVULGA INFORMACIÓN DE SALUD MEDICA, DENTAL Y MENTAL, Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVISE ESTE AVISO CON CAUTELOSAMENTE
LA PRIVACIDAD DE SU INFORMACIÓN DE SALUD ES IMPORTANTE PARA NOSOTROS.
SEGUIREMOS LOS REQUISITOS DE LA LEY PARA PROJERLA. En este aviso utilizaremos términos como «nos», «nosotros» y «nuestro» y «AFMC» para referirnos a la Clínica Gratuita de Ashland. Utilizamos IPS que significa Información de Protección de Salud.
I. ¿QUE ES LA «PROTECCIÓN DE SALUD»?
Su Información Privada de Salud (IPS) es la información de salud que contiene identificación, como su nombre, número de seguro social, u otra información que revela quien es. Por ejemplo, su record médico es IPS porque contiene su nombre y otros medios de identificación.
II. ACERCA DE NUESTRA RESPONSABILIDAD PARA PROTEGER SU IPS
Por ley, debemos
1. proteger la privacidad de su IPS,
2. advertirles de sus derechos y nuestros deberes legales con respecto a su IPS, y
3. advertirles sobre la privacidad de nuestras prácticas y proseguir efectivamente con nuestra advertencia.
Tomamos en serio nuestras responsabilidades y tomaremos medidas apropiadas para garantizar la privacidad de su IPS. En el curso de proveer atención médica recogemos varios tipos de IPS de los pacientes y otras fuentes, incluyendo otros proveedores de atención médica. La información médica se puede utilizar, por ejemplo, para proveer servicios médicos, medidas de funcionamiento (supervisión de calidad), aplicar a becas, revisión de competencia o los requisitos de atención médica profesionales, y el cumplimento de requisitos legales y la reglamentación.
Los tipos de IPS que recogemos y mantenemos de los pacientes incluyen:
• Hospital, médicos, salud psíquica y record de abuso de sustancias, los resultados de laboratorio, informes de rayos X, de farmacia y de citas;
• Información sobre pacientes, por ejemplo, a través de encuestas, aplicaciones y otros formularios e
• información de su relación con AFMC como: servicios médicos recibidos, historia de citas.
III. SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU IPS
Esta sección le informasobre sus derechos con respecto a su IPS, por ejemplo, la historia clínica y sus cuentas financieras. También le dice cómo puede ejercer estos derechos.
Tiene derecho a revisar y recibir copias de su IPS
En general, Ud. tiene el derecho de revisar y recibir copias de su IPS con los respectivos agregados tales como historia clínica e informe financiero. Si quiere ver o recibir copia de tal record, favor de escribirnos. Después de recibir su petición por escrito, le avisaremos cómo y cuándo puede ver y obtener una copia de su record. Si está de acuerdo, le daremos un resumen o explicación de su IPS en vez de proveer copias. Probablemente cambiemos el original por las copias, el resumen, o la explicación. Si no tenemos la información que solicita pero conocemos quien la tiene, le diremos a quién podría contactar para pedirla. En situaciones excepcionales, podemos negar algunas o todas sus peticiones para ver o recibir copias de su información, pero si lo hacemos, le diremos por qué por escrito y le explicaremos su derecho, si acaso, de revisar nuestra negativa.
Su derecho de seleccionar la forma en que le enviemos el IPS
Ud. nos puede pedir que enviemos su IPS a diferentes direcciones (por ejemplo, la dirección de su trabajo) o de otra forma (por ejemplo, fax en vez de correo). Cuando podamos de manera razonable y por ley estar de acuerdo con su petición, lo haremos. Aunque, se nos permite hacerle cargos adicionales por el costo de enviar su IPS a direcciones diferentes o por medios distintos.
Su derecho de corregir o renovar su IPS
Si cree que hay algún error en su IPS o que hace falta información importante, puede pedirnos que corrijamos o agreguemos a su record. Por favor escribanos y díganos que solicita y por qué tenemos que corregir o agregar. Le responderemos por escrito después de recibir su petición. Si aprobamos su petición, le haremos la corrección o agregado a su IPS. Si negamos su petición, le diremos por qué y le explicaremos su derecho a presentar por escrito un argumento de disconformidad. Debe aclararnos por escrito si desea que en un futuro consignemos su argumento como parte de su record. Es posible que incluyamos un resumen en vez del argumento completo.
Su derecho a un listado de copias autorizadas de su IPS
Ud. puede pedirnos una lista de las copias autorizadas de su IPS. Por favor escribanos para pedirnos este listado. La lista que le demos incluirá las copias autorizadas proporcionas en los últimos seis años, a menos que Ud. haya pedido una petición de menos tiempo o si han pasado menos de seis años desde Abril 14, 2003. Por ejemplo, si Ud. pidiera una lista de copias autorizadas desde Abril 14, 2005, la lista cubriría únicamente dos años. Ud. tiene derecho a una lista dela copias autorizadas en cualquier período de 12 meses sin costo alguno. Si pidiera alguna cuenta adicional en menos de 12 meses después, es posible que le hagamos cargos. La lista no incluyes ciertas copias autorizadas, por ejemplo, las copias autorizadas para proceder con tratamientos, pagos y operaciones médicas; las copias autorizadas que ocurrieron antes de Abril 14, 2003; las copias autorizadas para las que el AFMC haya tenido autorización; las copias autorizadas que el IPS le haya hecho a usted personalmente; las copias autorizadas de avisos con propósito de ayuda para desastres; o las copias autorizadas a personas involucradas en cuidarle o/ y actuando por Ud. Tiene el derecho a poner límites a como se usa y se divulga la información de su IPS. Puede pedir que limitemos nuestro uso y divulgación de su IPS para propósitos de tratamiento, pagos y operaciones médicas. Aunque, por ley, no tenemos que aceptar su petición.
Su derecho a recibir una copia impresa de esta notificación
Tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso cuando lo solicite.
IV. COMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR SU IPS
Nuestros médicos y otros voluntarios están obligados a mantener la confidencialidad del IPS de nuestros pacientes y tenemos políticas y procedimientos y otros protocolos para ayudar a proteger su IPS del uso inapropiado y divulgación. A veces se nos permite por ley utilizar y divulgar por escrito ciertos IPS sin su permiso. A continuación le damos varios ejemplos: cuanto de IPS se utiliza o se divulga por escrito sin su permiso varía dependiendo, por ejemplo, cual es la intención o propósito del uso o divulgación. A veces nosotros solo necesitamos usar o divulgar una porción limitada del IPS, como enviarle un recordatorio para una cita. En otras ocasiones, necesitamos usar o divulgar más IPS tal como cuando estamos ofreciendo tratamiento médico.
• Tratamiento: Esta es la parte más importante del uso y divulgación de su IPS. Por ejemplo, nuestros médicos, dentistas, enfermeras, y otros miembros el equipo médico, incluyendo pasantes, involucrados en su cuidado necesitan su IPS para diagnosticar su condición y evaluar las necesidades de su salud. Nuestro equipo utilizará y divulgará su IPS a efecto de proveer y coordinar el cuidado y servicios que necesita: por ejemplo, recetas, rayos X, y exámenes de laboratorio. Si Ud. necesita proveedores médicos que no son parte del AFMC, como recursos comunitarios que asistan con sus necesidades de atención médica, podemos proporcionarles su IPS.
• Tratamientos optativos y servicios relacionados con salud: En algunos casos, la ley nos permite contactarlo: 1) para su tratamiento; 2) para darle seguimiento a su caso y coordinar atención; 3) para recomendar tratamiento disponible, opciones, terapias, proveedores de atención médica, o lugares de cuidados adicionales.
• Pagos: Es posible que necesitemos su IPS para cobrarle y absorver el cargo por tratamientos y servicios de salud que haya recibido.
• Actividades de atención médica: Nosotros podemos usar y divulgar su IPS para ciertas actividades médicas relacionadas, por ejemplo, evaluación de la calidad y evolución, entrenamiento y evaluación de los expertos en salud, licenciatura, acreditación, y para determinar otros costos de la provición de la atención en salud.
• Socios de negocios: podemos contratar asociados de negocios para desarrollar ciertas funciones o actividades por parte nuestra, como pagos de servicios médicas.
• Estos socios de negocios deben estar de acuerdo con salvaguardar su IPS.
• Recordatorio de citas: Su IPS nos permite contactarles para sus citas para tratamiento u otras razones de salud según sus necesidades.
• Socios de negocios: podemos contratar asociados de negocios para desarrollar ciertas funciones o actividades por parte nuestra, como pagos de servicios médicas.
• Tipos específicos e IPS: Hay requisitos más estrictos para el uso y divulgación de algunos tipos de IPS, por ejemplo, la salud mental e la información sobre abuso de drogas y alcohol, exámenes de VIH, y pruebas genéticas. Aunque, siempre habrá ocasiones en las cuales este tipo de información puede utilizarse o divulgarse sin su autorización.
• La comunicación con su familia y otras personas cuando Ud. este presente: A veces un miembro de la familia u otra persona involucrada en su cuidado estará presente cuando discutamos el IPS con Ud. Si se opone, por favor díganos y no discutiremos su IPS o le pediremos a la persona que se vaya.
• La comunicación con su familia y otros cuando Ud. no está presente: habrán ocasiones cuando sea necesario divulgar su IPS a un miembro de su familia u otra persona involucrada en su caso porque hay una emergencia, y Ud. no está presente, o Ud. no tiene capacidad de decisión para estar de acuerdo o negarse. En esos casos, nosotros utilizaríamos nuestro juicio profesional para decidir si es mejor para Ud. el que divulguemos su IPS. Si es así, vamos a limitarnos a divulgar partes de su IPS que tengan relación directa con la persona a cargo de su salud. Por ejemplo, permitiríamos que alguien le recoja sus recetas.
• Divulgación en caso de ayuda durante desastres: nosotros podemos divulgar para dar apoyo su nombre, ciudad de residencia, edad, género y condición general a una organización de ayuda durante desastres ya sea pública o privada, a menos que en ese momento Ud. se niegue.
• Divulgación a padres como representantes de menores: en la mayoría de los casos, nosotros podemos proporcionarle la información de su hijo/a. En situaciones, sin embargo, se nos otorga e incluso se nos exige por ley negar su acceso al IPS de su hijo/a. Un ejemplo de caso en que se niega el acceso, dependiendo del tipo de atención médica, es cuando un joven de doce o mayor que busca atención para una enfermedad o condición transmisible. Otro caso en que podemos negar acceso a los padres sería cuando los jóvenes tienen la madurez para tomar decisiones con respecto al cuidado de su salud. Estos jóvenes incluyen, por ejemplo, jóvenes que han estado casados o que se han sido declarados legalmente emancipados.
• Investigación: Algunas de nuestras investigaciones pueden incluir procedimientos médicos y algunas se limitan a recoger y analizar datos de salud. La investigación de cualquier tipo puede involucrar el uso o la divulgación de su IPS. Su IPS puede en general ser utilizada o divulgada sin su permiso para la investigación si el Consejo de la Institución Evaluativa (CIJ) aprueba su uso o divulgación. Un CIJ es un comité que es responsable, bajo la ley federal, para la revisión y aprobación de la investigación de sujetos humanos con el fin de proteger la seguridad de los participantes y la confidencialidad del CIJ.
• Trasplante de Órganos: Nosotros podemos usar o divulgar el IPS a organizaciones de adquisición de órganos para apoyar con la donación de órganos, ojos o cualquier otro tejido.
• Actividades de Salud Pública: las Actividades de Salud Pública cubren muchas funciones realizadas o autorizadas por las agencias del gobierno para promover y proteger la salud del público y puede exigirnos que se divulgue su IPS.
- Por ejemplo, nosotros podemos divulgar su IPS como parte de nuestra obligación de informar a las autoridades de salud pública ciertas enfermedades, heridas, condiciones, y eventos vitales como nacimientos. A veces podemos divulgar su IPS a alguien a quien Ud. haya expuesto a una enfermedad contagiosa o que esté en riesgo de contagiarse o propagar la enfermedad.
- Podemos usar y divulgar su IPS cuanto sea necesario para cumplir con las leyes laborales federales y estatales que rigen la seguridad.
• Podemos usar y divulgar su IPS cuanto sea necesario para cumplir con las leyes laborales federales y estatales que rigen la seguridad.
• Salario de los trabajadores: para cumplir con las leyes salariales de los empleados, podríamos utilizar y divulgar su IPS. Por ejemplo, podríamos comunicarles su información médica respecto accidentes de trabajo o enfermedades a administradores de reclamos, corredores de seguro y otros responsables de evaluar un reclamo para adquirir beneficios compensatorios.
• Servicio Militar y Seguridad Nacional: podríamos utilizar o divulgar el IPS de los miembros de las fuerzas armadas a las autoridades militares relevantes cuando la consideren que necesaria para llevar a cabo misiones militares. También podríamos divulgar su IPS a las autorizar a oficiales federales cuando sea necesaria para la seguridad nacional y actividades de inteligencia o para la protección del presidente u otros oficiales y dignatarios del gobierno.
• Mercadeo: AFMC podría usar y divulgar su IPS para contactarlo sobre servicios o provisiones que podríamos ofrecerle.
• Recaudación de fondos: podríamos utilizar y divulgar su IPS para contactarlo para aumentar nuestros fondos.
• Requisitos de la ley: A veces las leyes federales o estatales requieren que divulguemos su IPS a otros. Por ejemplo, el ministerio del Departamento de Salud y Recursos Humanos podría revisar nuestras estrategias para lograr el cumplimiento, que pueden incluir revisar el IPS.
• Demandas y otras disputas legales: podríamos utilizar y divulgar su IPS para responder a una orden de la corte u orden administrativa, una citación, o una petición de revelación de documentos. También podemos utilizar y divulgar el IPS sin su autorización y hasta donde lo permite la ley, por ejemplo, para una defensa, una demanda o arbitraje.
• Aplicación de la ley: podríamos divulgar su IPS aoficiales de la ley autorzados para aplicación de la ley, por ejemplo, para responder a una orden de cateo, reportar un crimen en nuestro local, o ayudar a identificar o encontrar a alguien.
• Amenazas a la salud o la seguridad: podríamos utilizar y divulgar su IPS si lo consideramos necesario para evitar una amenaza seria a su salud o seguridad o la de alguien más.
• Por abuso o abandono: Por ley, nosotros podríamos divulgar el IPS a las respectivas autoridades para reportar la sospecha de abuso o negligencia de un niño sin su autorización o para identificar las víctimas de abuso, abandono o violencia doméstica.
• Juez de investigación o directores de funerarias: podríamos divulgar su IPS a jueces de investigación o médicos examinadores que se les permita examinar el cadáver, para determinar la causa de muerte o para otra rutina oficial. También podemos divulgar su IPS a directores de funerarias.
• Reclusos: bajo la ley federal que nos obliga a que les proporcionemos este aviso, los reclusos no tienen los mismos derechos sobre sus IPS al igual que otros individuos. Si Ud. es un recluso de una institución correccional o bajo la vigilancia de un oficial de la ley, nosotros podemos divulgar su IPS a la institución correccional o al oficial de la ley para determinados propósitos, por ejemplo, para proteger su salud o su seguridad o la de alguien más.
V. PARA CUALQUIER OTRA UTILIZACIÓN Y DIVULGACIÓN DE SU IPS SE EXIGE SU PERMISO POR ESCRITO
Con la excepción de la utilización y divulgación previamente mencionada, nosotros no utilizaremos ni divulgaremos su IPS sin su permiso por escrito. Cuando necesitemos su permiso y usted nos otorgue permiso para utilizar y divulgar su IPS con cualquier propósito, tiene derecho a anular ese permiso en cualquier momento dándonos un aviso por escrito. Por favor fíjese que la anulación no se aplicará a ninguna utilización o divulgación de su IPS ya autorizada que se haya llevado a cabo antes de recibir su anulación. También, si usted dió su permiso para asegurar una póliza de seguro, incluyendo cobertura médica por nuestra parte, no podrá anularla hasta que el asegurador ya no pueda contender la póliza que se le emitió o cualquier reclamo.
VI. COMO CONTACTARNOS ACERCA DE ESTE AVISO O QUEJARSE DE NUESTRAS PRÁCTICAS PRIVADAS
Si tiene cualquier pregunta acerca de este aviso, o desea expresar una queja con respecto a nuestras prácticas privadas, por favor comuníquese llamando al Administrador de nuestra Clínica al 510-407-AFMC (510-407-2362).
También puede comunicarse con la secretaria del departamento de salud y recursos humanos (nuestros datos están a continuación). No procederemos en su contra si presenta quejas por nuestras prácticas de privacidad.
VII. CAMBIOS A ESTE AVISO
Podemos cambiar este aviso y nuestras prácticas de privacidad en cualquier momento, siempre y cuando el cambio sea consistente con la ley federal y estatal. Cualquier corrección que se aplicará a ambos IPS en nuestra posesión en el momento del cambio, y a cualquier IPS creado o recibido después de los cambios en efecto. Si hacemos un cambio importante a nuestras prácticas de privacidad, rápidamente modificaremos este aviso y proveeremos un aviso nuevo anunciado en La Clínica Gratis de Ashland. Con excepción de los cambios efectuados por la ley, no pondremos en práctica un cambio importante a nuestras prácticas privadas sin antes avisarle.
VIII. FECHA DE EJECUCIÓN DE ESTE AVISO
Este aviso se llevara a cabo Abril 14, 2003.
Datos personales del oficial de privacidad del Departamento de California:
Oficial de Privacidad
California Department of Health Services, P.O. Box 942732 Sacramento, CA 94234-7320
(916) 255-5259 or 1-877-735-2929 (TTY)
